Commandes & factures fournisseur

Le module Achats de Pulse couvre l'intégralité du cycle fournisseur : réception de devis, passage de commande, réception physique du matériel et rapprochement des factures. Une inbox IA permet de déposer des PDF (devis, factures, avoirs) et d'obtenir une extraction automatique de l'en-tête et des lignes en quelques secondes — vous relisez, corrigez si nécessaire, puis vous validez. L'IA propose, vous décidez.

Lire le tableau de bord Achats

Ouvrez Achats (/workspace/purchasing) pour accéder à la vue d'ensemble.

Le tableau de bord présente :

• Les commandes en cours (statuts DRAFT, CONFIRMED, SENT, PARTIALLY_RECEIVED).
• Les imports récents à traiter (statut « À relire »).
• Les factures en attente de rapprochement.
• Les indicateurs de coût réel vs coût financé pour les contrats de location liés.

Créer et suivre une commande fournisseur

Créer une commande

Une commande fournisseur peut naître de deux façons :

A — Génération automatique à la signature d'un contrat de location

Lorsqu'un contrat de location est signé et qu'un devis fournisseur a été retenu sur l'affaire associée, Pulse génère automatiquement une commande en statut DRAFT. Vous recevez une notification « Commande générée ». Aucune ressaisie n'est nécessaire : les lignes du devis retenu sont copiées à l'identique.

B — Création manuelle

1. Dans Achats → Commandes, cliquez sur Nouvelle commande.
2. Sélectionnez le fournisseur, renseignez la référence interne et la date souhaitée.
3. Ajoutez les lignes (désignation, référence article, quantité, prix unitaire HT, TVA, remise, éco-participation). Les totaux HT, TVA et TTC sont recalculés automatiquement à chaque modification.
4. Enregistrez en DRAFT.

Confirmer et envoyer une commande

1. Ouvrez la fiche commande (DRAFT).
2. Vérifiez les lignes et les totaux.
3. Cliquez sur Confirmer : la commande passe en CONFIRMED.
4. Cliquez sur Envoyer au fournisseur pour transmettre la commande (email ou export PDF). Elle passe en SENT.

Réceptionner une commande

Lorsque le matériel arrive :

1. Ouvrez la commande (SENT ou CONFIRMED).
2. Cliquez sur Réceptionner.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez la quantité reçue pour chaque ligne. Une réception partielle est possible — la commande passe alors en PARTIALLY_RECEIVED.
4. Validez. Pour chaque ligne reçue, Pulse crée automatiquement les équipements (assets) correspondants dans le parc, avec le montant d'acquisition unitaire et le lien vers le contrat de location si applicable.

Importer une facture fournisseur (OCR IA)

L'inbox d'import (/workspace/purchasing/import) permet de déposer des PDF de devis, factures ou avoirs fournisseurs et de les faire analyser par l'IA.

Déposer un ou plusieurs documents

1. Ouvrez Achats → Importer un document.
2. Glissez-déposez vos PDF dans la zone prévue, ou cliquez pour parcourir vos fichiers. Le dépôt multi-fichiers est accepté.
3. Pour un fichier unique, l'extraction démarre immédiatement (environ 8 secondes) et l'écran de relecture s'ouvre automatiquement.
4. Pour un lot de fichiers, chaque import est traité en arrière-plan. La liste affiche le statut en temps réel :
   • Extraction… — l'IA analyse le document.
   • À relire — l'extraction est prête, votre action est requise.
   • Créé — le document a été validé et enregistré.
   • Erreur — l'extraction a échoué (voir ci-dessous).

Relire et valider l'extraction

1. Cliquez sur Relire à côté d'un import « À relire ».
2. L'écran de relecture affiche côte à côte le PDF source (aperçu) et les données extraites :
   • Type détecté (Devis / Facture / Avoir) — modifiable si l'IA s'est trompée.
   • Fournisseur pré-sélectionné si le SIRET est reconnu dans Pulse. Si le SIRET est inconnu, un bouton « Créer via Pappers » permet de créer la fiche fournisseur en un clic depuis les données officielles.
   • En-tête : numéro de document, date, date d'échéance ou de validité.
3. Vérifiez la grille de lignes : désignation, référence, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA, remise, éco-participation, total HT. Corrigez toute ligne erronée directement dans le tableau. Vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes. Les totaux se recalculent en temps réel.
4. Pour chaque ligne, vous pouvez associer un modèle de catalogue (colonne « Modèle ») afin de faciliter le suivi du parc.
5. Une fois relecture terminée, cliquez sur Créer le devis (ou Créer la facture / Créer l'avoir selon le type). Le document est enregistré et l'import passe en statut « Créé ».

Pour rejeter un import (document erroné ou doublon avéré), cliquez sur Rejeter : l'import est archivé sans création d'entité.

Que faire en cas d'erreur d'extraction ?

Si un import affiche le statut Erreur :

• Cliquez sur Ré-extraire pour relancer l'analyse IA (utile si le budget IA était momentanément épuisé ou si le document était corrompu).
• Si l'erreur persiste ou si le message indique « Budget IA mensuel épuisé », utilisez la saisie manuelle : ouvrez l'import en erreur et renseignez les champs directement sans assistance IA.

Rapprocher une facture fournisseur

Le rapprochement 3 voies permet de comparer la facture reçue avec la commande passée et les quantités effectivement réceptionnées, ligne par ligne.

Lancer le rapprochement

1. Ouvrez la facture fournisseur concernée.
2. Cliquez sur Rapprocher avec la commande.
3. Pulse affiche le comparatif ligne à ligne : désignation, quantité commandée, quantité reçue, prix facturé vs prix commandé, écart en valeur et en pourcentage.
4. Les lignes hors tolérance (écart supérieur à 5 %) sont surlignées en orange avec le statut Écart détecté.
5. Si toutes les lignes sont dans la tolérance, validez le rapprochement. La facture est allouée au contrat de location correspondant et l'indicateur coût réel vs coût financé est mis à jour sur la fiche contrat.

Traiter un écart hors tolérance

Un écart hors tolérance bloque la validation. Deux options :

• Demander un avoir au fournisseur pour la ligne concernée.
• Si l'écart est justifié (frais accessoires validés, etc.), un utilisateur Admin peut forcer la validation en indiquant un motif. Cette action est auditée.

Points de vigilance

• L'IA propose, vous validez. Vérifiez systématiquement les prix unitaires et les taux de TVA extraits, en particulier sur les documents multi-taux ou comportant des lignes d'éco-participation.
• Un seul devis retenu par affaire de leasing. Retenir un nouveau devis dé-retient automatiquement le précédent. Le capital du scénario de financement est recalculé en conséquence.
• La commande auto générée à la signature est en DRAFT. Elle ne part pas automatiquement au fournisseur : vérifiez-la et envoyez-la manuellement.
• Les assets sont créés à la réception, pas à la signature. Ne réceptionnez une ligne que si le matériel est physiquement présent et contrôlé.
• Un même PDF ne peut être importé qu'une seule fois (idempotence par empreinte de fichier). Si vous souhaitez le retraiter, rejetez l'import existant d'abord.
• En cas de budget IA épuisé, le module Achats reste pleinement utilisable en saisie manuelle. L'extraction IA reprend automatiquement dès le début du mois suivant ou après rechargement du budget par l'administrateur.