Plan comptable & clôtures

Le module Comptabilité de Pulse couvre la couche analytique qui se superpose à la comptabilité opérationnelle : référentiel des comptes, qualification des charges fournisseur, gestion des immobilisations et processus de clôture annuelle. Il est accessible sous Comptabilité (/workspace/accounting/*).

Prérequis : rôle COMPTABLE_GENERAL, COMPTABLE_AUX ou DAF (permissions accounting.*).

Gérer le plan comptable analytique

Le plan comptable regroupe l'ensemble des natures de prestation (AccountingCode) utilisées pour qualifier les charges fournisseur. Il est paramétrable par organisation : vous pouvez activer, désactiver ou ajouter des comptes custom sans toucher à l'historique.

Ouvrez Comptabilité → Plan comptable (/workspace/accounting/codes).

1. Consultez la liste des comptes : code, libellé, catégorie et statut (actif / inactif).
2. Cliquez Nouveau compte pour créer un code analytique custom.
   • Renseignez le code (ex. 622100001), le libellé et la catégorie (IMMOBILISATION, SERVICE, COMMISSION, PURCHASE, BUYBACK, INSURANCE, MAINTENANCE, FINANCIAL).
   • Cochez Immobilisation si ce compte doit générer un actif (FixedAsset).
   • Associez éventuellement un compte parent pour créer une hiérarchie.
3. Enregistrez. Les doublons de code sont refusés par Pulse.
4. Pour désactiver un compte obsolète, cliquez Désactiver sur sa ligne — il reste visible dans l'historique mais n'est plus proposé à la saisie.

Affecter une facture fournisseur

Toute facture fournisseur validée doit être qualifiée analytiquement avant la clôture. Les factures en attente de qualification s'affichent dans la file de travail Comptabilité → Affectation des charges (/workspace/accounting/allocations).

Facture simple (une seule nature)

1. Cliquez la facture dans la liste.
2. Sélectionnez la nature de prestation (compte analytique) — obligatoire.
3. Indiquez si la charge est Affaires (rattachée à un contrat ou une affaire) ou Hors affaires (frais généraux).
4. Saisissez l'exercice d'affectation — il peut différer de l'exercice de comptabilisation (ex. charge sur exercice antérieur).
5. Renseignez le trimestre analytique (Q1 à Q4).
6. Si Affaires : sélectionnez le contrat, le client et/ou le site de rattachement.
7. Cochez Enveloppe de financement si la charge doit intégrer le capital financé du contrat de location.
8. Enregistrez.

Charge réseau (plusieurs contrats)

Lorsqu'une charge couvre plusieurs contrats ou sites (ex. prestation réseau), utilisez la ventilation :

1. Activez le mode Charge réseau sur la facture.
2. Ajoutez autant de lignes que nécessaire : contrat + montant HT.
3. Pulse contrôle en temps réel que la somme des lignes égale le total HT de la facture. Le bouton Enregistrer reste inactif tant que l'écart n'est pas nul.

Gérer les immobilisations

Les biens inscrits à l'actif (comptes 215*) sont tracés sous Comptabilité → Immobilisations (/workspace/accounting/fixed-assets).

Créer une immobilisation

1. Affectez la facture fournisseur sur un compte 215*. Pulse génère automatiquement un FixedAsset et vous redirige vers sa fiche.
2. Vérifiez la valeur brute, la méthode d'amortissement (linéaire par défaut) et la durée (en mois).
3. Enregistrez le plan d'amortissement.

Événements d'amortissement

Depuis la fiche de l'immobilisation :

Piloter la clôture annuelle

La clôture se déroule en quatre états successifs, accessibles sous Comptabilité → Clôture annuelle (/workspace/accounting/closing).

OPEN
  │  (lancement)
  ▼
IN_PROGRESS
  │  (contrôles + saisie provisions)
  ▼
REVIEW
  │  (validation direction financière)
  ▼
CLOSED  (exercice verrouillé — immuable)

1. Lancer la clôture

1. Cliquez Nouvelle clôture.
2. Sélectionnez l'exercice et l'entité de facturation.
3. Pulse passe l'exercice en IN_PROGRESS et affiche le tableau de bord de complétude : factures non affectées, écarts inter-exercices, provisions à saisir.

2. Résoudre les blocages

• Factures non affectées : retournez dans la file d'affectation (/workspace/accounting/allocations) et qualifiez chaque facture en attente. La clôture ne peut pas avancer tant que la liste n'est pas vide.
• Écarts inter-exercices : comparez les montants par compte avec l'exercice N-1. Renseignez une zone d'analyse (reclassement, correction) pour chaque écart.

3. Saisir les provisions

Depuis le tableau de bord de complétude, ajoutez les écritures de régularisation :

4. Valider et verrouiller

1. Une fois tous les contrôles au vert, cliquez Passer en revue → l'exercice passe en REVIEW.
2. La direction financière reçoit une notification et valide.
3. Cliquez Clôturer l'exercice → statut CLOSED.

L'exercice CLOSED est immuable : aucune affectation ni provision ne peut être modifiée. Les corrections éventuelles passent par l'exercice ouvert suivant.

Points de vigilance

• Code analytique obligatoire : toute facture fournisseur validée sans nature de prestation bloque la clôture de son exercice. Traitez la file d'attente en continu, pas en fin de mois.
• Exercice requis pour la clôture : un exercice ne peut pas être clôturé tant qu'il reste des factures non affectées ou des écarts inter-exercices sans analyse renseignée. Le tableau de bord de complétude indique précisément ce qui manque.
• Comptes 215* → immobilisation obligatoire : une facture sur un compte 215* ne peut jamais être affectée en charge directe. Elle génère ou alimente nécessairement un FixedAsset (valeur brute, plan d'amortissement, événements). Vérifiez que la durée et la méthode d'amortissement sont correctes dès la création.
• Exercice clôturé immuable : une fois CLOSED, aucune modification n'est possible — ni affectation, ni provision, ni événement d'immobilisation. Les rectifications se font sur l'exercice suivant.
• Ventilation charge réseau : la somme des lignes de ventilation doit égaler exactement le total HT de la facture. Tout écart, même de quelques centimes, empêche l'enregistrement.
• Audit log systématique : toute affectation, écriture de clôture ou événement d'immobilisation est journalisé automatiquement. Ne tentez pas de contourner le processus hors de Pulse.