Opportunités & pipeline

Créer des opportunités, les faire avancer dans le pipeline et les clôturer.

Opportunités & pipeline

Une opportunité (ou « affaire ») est un projet commercial chiffré, rattaché à un client ou prospect, qui avance par étapes : Qualification → Proposition → Négociation → Gagné / Perdu.

Suivre le pipeline (Kanban)

Ouvrez CRM → Pipeline (/workspace/crm/pipeline). Chaque colonne est une étape ; chaque carte une opportunité (client, valeur, probabilité, date de clôture prévue, jours sans activité).

Faites glisser une carte d'une colonne à l'autre pour changer son étape.
Cliquez une carte pour ouvrir sa fiche 360° en modale, sans quitter le pipeline.

Pipeline commercial — vue Kanban par étape

Tout changement d'étape demande un mémo de synthèse. Si vous annulez la fenêtre de mémo (ou de clôture), la carte revient à sa colonne d'origine.

Ouvrez CRM → Opportunités (/workspace/crm/opportunities) pour la vue tableau : étape, valeur HT, probabilité, valeur pondérée, propriétaire, dernière action. Filtrez via le bouton Filtres (étape, propriétaire, classeur, segment, période — les filtres actifs s'affichent en étiquettes supprimables) et utilisez les actions de masse (changer de propriétaire, ajouter à un classeur, exporter, archiver).

Modifier sans ouvrir la fiche : survolez le libellé, l'étape ou la probabilité d'une opportunité — un crayon apparaît. Double-cliquez (ou cliquez sur le crayon pour le libellé) pour modifier directement : Entrée enregistre, Échap annule. Changer l'étape ici équivaut à déplacer la carte dans le Kanban ; la valeur pondérée se recalcule automatiquement.

Liste des opportunités — colonnes et filtres

Créer une opportunité

Cliquez « Nouvelle opportunité » depuis la liste. Le formulaire vous fait choisir une entreprise et un établissement — vous n'avez plus à penser en termes de « prospect » :

Choisissez l'entreprise dans le sélecteur (recherche par nom ou SIREN). Si elle n'existe pas encore, cliquez « Créer l'entreprise » : le formulaire d'entreprise s'ouvre (recherche par SIREN/raison sociale, import des établissements, enseignes et dirigeants). À la validation, l'entreprise est sélectionnée automatiquement.
Choisissez l'établissement de cette entreprise dans le second sélecteur déroulant (tapez pour rechercher par nom ou ville). S'il n'y en a qu'un, il est pré-sélectionné pour vous.
(Facultatif) Choisissez le décideur : dès qu'un établissement est sélectionné, la liste Décideur propose les contacts de l'annuaire rattachés à cet établissement. La personne choisie est automatiquement ajoutée comme contact du prospect de l'opportunité.
Renseignez le libellé, l'étape et, si besoin, des lignes, puis validez.

Les deux sélecteurs sont liés : vous pouvez aussi partir directement de l'établissement — son entreprise se renseigne alors toute seule. Et si vous changez d'entreprise, l'établissement se vide (ou se re-sélectionne s'il n'y en a qu'un) pour rester cohérent. Le décideur se réinitialise aussi, puisque la liste des contacts dépend de l'établissement.

La liste Décideur ne se remplit qu'à partir des contacts déjà présents dans l'annuaire de l'établissement. Si l'établissement n'en a aucun, la liste reste vide : ajoutez d'abord un contact à l'établissement depuis l'annuaire, ou laissez le champ vide (il est facultatif).

À la validation, Pulse rattache automatiquement l'opportunité au prospect de l'établissement choisi : s'il en existe déjà un, il est réutilisé ; sinon il est créé pour vous. Vous n'avez aucune étape supplémentaire à faire.

Piloter une opportunité

Ouvrez une opportunité pour accéder à sa fiche 360° (onglets Synthèse, Lignes, Client, Contacts, Actions, Documents, Notes…). Depuis là vous pouvez :

Ajouter des lignes (produits/services) — le montant de l'affaire se calcule automatiquement à partir des lignes.
Planifier une action (appel, RDV, démo…).
Créer un devis ou convertir en affaire de location (LLD/LCD).
Marquer gagné / perdu — en cas de perte, le motif est obligatoire.

Fiche opportunité 360° — onglet Synthèse

Joindre des documents à une ligne

L'onglet Documents de la fiche porte les pièces de l'affaire entière (offre commerciale, présentation). Quand une opportunité contient plusieurs lignes, vous pouvez aussi rattacher des documents à une ligne précise — le devis du fournisseur du meuble froid sur la ligne « meuble froid », le plan d'implantation sur la ligne de pose.

Vous pouvez joindre des pièces dès la création de la ligne, ou plus tard en la modifiant.

Ouvrez l'onglet Lignes, puis cliquez sur Ajouter une ligne (ou sur une ligne existante / son icône crayon) : le panneau s'ouvre à droite.
Descendez jusqu'au bloc Documents, en bas du panneau.
Déposez un fichier ou cliquez pour le sélectionner. Il apparaît dans la liste dès la fin de l'envoi.
Classez-le si besoin avec le sélecteur de catégorie (Devis, Contrat, Courrier…).
Sur une ligne existante, le rattachement est immédiat : prévisualisez, téléchargez, remplacez ou détachez chaque pièce depuis les actions du tableau. À la création, les pièces restent en attente et sont rattachées au moment où vous enregistrez la ligne.

Bloc Documents d'une ligne d'opportunité — devis fournisseur rattaché à la ligne « Reprise ancien matériel »

À la création d'une ligne, les pièces déposées attendent l'enregistrement pour être rattachées

À la création, le fichier déposé est déjà envoyé ; seul son rattachement attend l'enregistrement. Si vous fermez le panneau sans enregistrer, la ligne n'est pas créée et les fichiers déposés restent dans la gestion documentaire sans être rattachés — sans conséquence, mais ils y sont visibles.

Les documents joints à une ligne suivent les mêmes droits que le reste de la gestion documentaire. Un profil sans droit d'écriture sur les fichiers verra les pièces sans pouvoir en ajouter ni en retirer.

Mentionner un collègue dans les notes

Dans l'onglet Notes (commentaires et notes internes), tapez @ pour mentionner un membre de votre organisation :

Un menu s'ouvre sous le champ avec les prénoms/noms des membres ; continuez à taper pour filtrer la liste.
Naviguez avec les flèches ↑/↓ puis validez avec Entrée (ou cliquez). Le nom est inséré dans votre texte sous la forme @Prénom Nom.
À l'envoi, chaque personne mentionnée reçoit une notification dans l'application (cloche en haut à droite) avec un lien direct vers la fiche.

Les mentions fonctionnent aussi dans les notes internes et sur les fiches OT de maintenance, affaires de location et factures. Si vous effacez un nom mentionné avant d'envoyer, la personne n'est pas notifiée.

Rouvrir ou reconduire une opportunité

Une opportunité clôturée (gagnée ou perdue) n'est pas figée pour toujours :

Réouvrir l'opportunité la remet à l'état ouvert si vous l'avez clôturée par erreur ou si la relation commerciale redémarre.
Programmer une reconduction planifie une nouvelle échéance commerciale (par exemple à l'approche d'un renouvellement) : vous indiquez la date et, si besoin, une note. La reconduction passe alors au statut Programmée.

La réouverture et la reconduction sont tracées dans l'historique de l'opportunité, au même titre que les changements d'étape et les clôtures.

Rattacher un établissement prospect

L'onglet Établissement affiche l'établissement prospect lié à l'opportunité. Quand aucun n'est encore rattaché, l'onglet propose un ajout rapide :

Dans l'onglet Établissement, cliquez « Ajouter un établissement prospect ».
Dans le panneau qui s'ouvre, trois choix sont possibles :
- Choisir un prospect existant (recherche par nom ou ville) ;
- Créer un prospect sur un établissement déjà présent dans l'annuaire ;
- Nouvelle entreprise quand l'entreprise n'existe pas encore (voir ci-dessous).
Le prospect choisi est aussitôt rattaché : l'onglet affiche alors la fiche de l'établissement (SIRET, adresse, statut de prospection).

L'entreprise n'existe pas encore

Si la recherche ne renvoie aucun établissement, ne restez pas bloqué : un bouton « Créer depuis une entreprise » (ou l'onglet « Nouvelle entreprise ») ouvre le formulaire de création d'entreprise. Vous y renseignez l'entreprise et, via la recherche par SIREN ou raison sociale, vous importez ses établissements, enseignes et dirigeants. À la validation :

l'entreprise et ses établissements sont créés dans l'annuaire ;
un prospect est créé automatiquement et rattaché à l'opportunité ;
si plusieurs établissements ont été importés, une étape « Sur quel établissement créer le prospect ? » vous laisse choisir (le siège est pré-sélectionné).

Cette section concerne le rattachement depuis la fiche d'une opportunité existante. À la création d'une opportunité, le parcours est différent et plus direct : vous partez de l'entreprise puis de l'établissement (voir Créer une opportunité), et le prospect est résolu automatiquement.

Côté CRM, une opportunité se rattache toujours à un établissement prospect, jamais à un établissement de l'annuaire seul : c'est le prospect qui porte le statut de prospection et le suivi commercial.

Détacher un établissement prospect

Si un établissement prospect a été rattaché par erreur ou n'est plus le bon, vous pouvez le détacher de l'opportunité :

Dans l'onglet Établissement, cliquez « Détacher » (à côté de « Voir la fiche prospect »).
Confirmez dans la fenêtre « Détacher l'établissement de cette opportunité ? ».
L'opportunité n'a plus d'établissement rattaché : l'onglet réaffiche l'ajout rapide, prêt à rattacher un autre prospect.

Détacher ne supprime pas la fiche prospect : l'établissement reste disponible dans la liste des prospects et peut être rattaché à une autre opportunité.

Supprimer un élément

Tous les éléments du module Commerce (opportunités, étapes du pipeline, motifs de perte, classeurs, requêtes, prospects, entreprises, établissements, affaires de location…) se suppriment de la même façon, à deux endroits :

Depuis la fiche : bouton Supprimer dans l'en-tête de la fiche.
Depuis une liste : icône corbeille sur la ligne concernée.

Dans les deux cas, une fenêtre de confirmation s'ouvre :

Si des éléments sont liés (par exemple une entreprise et ses établissements, un établissement et ses prospects), Pulse vous liste ce qui sera supprimé en même temps (suppression en cascade). Lisez ce récapitulatif avant de valider.
Si la suppression est impossible, la fenêtre affiche un message explicatif à la place du bouton Supprimer (voir ci-dessous).

Suppression refusée dans ces cas :

une étape du pipeline sur laquelle des opportunités sont positionnées ;
un motif de perte ou une nature d'affaire déjà utilisés par des opportunités ;
un prospect ayant des opportunités ouvertes ;
une affaire de location déjà rattachée à un contrat.

Traitez d'abord les éléments liés (déplacez les opportunités, clôturez-les…), puis recommencez.

Une suppression est réversible côté technique (l'élément est archivé, pas effacé de la base), mais considérez-la comme définitive dans votre usage quotidien : un élément supprimé disparaît des listes et des écrans. La suppression est réservée aux profils administrateur et manager pour les entreprises, établissements et affaires de location.

Jalons d'affaire par nature (administrateur)

Les jalons sont les étapes de validation d'une affaire (comité d'engagement, signature, etc.). Un administrateur les configure dans Paramètres → CRM → Jalons d'affaire (/workspace/crm/checkpoints). Cet onglet n'est visible que pour les profils administrateur.

Pour chaque jalon, vous renseignez :

un code (immuable après création) et un libellé ;
une description optionnelle ;
les natures ciblées : cochez les natures d'opportunité (Vente, Reprise d'actif, Location longue durée…) concernées. Laissez vide pour appliquer le jalon à toutes les affaires ;
l'état actif.

Le jalon n'est posé que sur les opportunités dont au moins une ligne porte une nature cochée. Cela permet, par exemple, un jalon propre à la reprise d'actif sans toucher les ventes classiques.

Modifier les jalons n'affecte pas rétroactivement les opportunités déjà ouvertes : les nouveaux jalons apparaissent au fil des prochaines mises à jour. Désactiver un jalon le retire des futures affaires sans effacer l'historique des affaires existantes.

Points de vigilance

Le montant d'une opportunité n'est jamais saisi à la main : il dérive des lignes. Renseignez les lignes pour un pipeline fiable.
Dans les lignes (montant estimé, taux et montant de marge) comme dans tous les champs chiffrés du module, les nombres se mettent en forme tout seuls : 10000 s'affiche 10 000, avec le symbole € ou % selon le champ. Saisissez simplement les chiffres — les espaces de milliers et l'unité sont ajoutés automatiquement.
Renseignez systématiquement le motif de perte : sans lui, le taux de transformation est faussé.
Une opportunité stagnante (sans action depuis longtemps) est signalée automatiquement — relancez-la ou requalifiez-la.

Prospects

Gérer ses prospects, lancer des requêtes de prospection et les importer dans Pulse.

Actions & relances

Planifier, suivre et compléter ses actions commerciales ; journaliser les appels.