Prélèvements SEPA

Pour les contrats de location autoportés (portés directement par Pulse Retail, sans bailleur cessionnaire), Pulse encaisse elle-même les loyers par prélèvement SEPA sur le mandat signé par le client. Le module Prélèvements SEPA couvre tout le cycle : regroupement automatique des loyers à prélever, génération et dépôt du fichier bancaire, import des retours et traitement des rejets. Il est accessible sous Comptabilité → Prélèvements (/workspace/payments/remittances).

Prérequis : rôle ADMIN ou MANAGER (permissions payments.*). La validation, le dépôt et l'annulation d'une remise (payments.remittance:validate) restent réservés au rôle ADMIN.

Comment ça marche, en un coup d'œil

1. Chaque nuit, quand une facture de loyer est émise sur un contrat à mandat SEPA actif, Pulse crée automatiquement un prélèvement (PENDING) rattaché à cette facture.
2. Chaque nuit également, les prélèvements à échéance proche sont regroupés en remise (DRAFT) par entité de facturation et par date de prélèvement.
3. Vous validez la remise : Pulse génère le fichier bancaire (pain.008) et le fige.
4. Vous déposez ce fichier sur le portail de votre banque, puis le marquez déposé dans Pulse.
5. À réception du retour de la banque, vous importez le fichier : les encaissements confirmés soldent les factures, les rejets les remettent en impayé et déclenchent une notification.

Valider une remise et la déposer en banque

Ouvrez Comptabilité → Prélèvements, onglet Remises. Chaque ligne représente un lot de prélèvements regroupés automatiquement pour une même date de prélèvement et une même entité de facturation créancière.

1. Ouvrez une remise au statut « À valider » pour consulter le détail : liste des prélèvements inclus (facture, contrat, RUM, montant), montant total TTC et nombre de lignes.
2. Vérifiez que les informations sont correctes, puis cliquez « Valider la remise ».
3. Confirmez : Pulse génère le fichier XML pain.008.001.02, l'archive et fait passer la remise au statut « Validée ». À partir de là, la remise est figée — plus aucune ligne ne peut y être ajoutée ou retirée ; seule une annulation complète reste possible tant qu'elle n'est pas déposée.
4. Déposez le fichier sur le portail de votre banque (en dehors de Pulse).
5. Revenez sur la remise et cliquez « Marquer déposée en banque » : elle passe au statut « Déposée », ainsi que tous les prélèvements qu'elle contient.

Télécharger le fichier pain.008

Depuis la fiche d'une remise Validée, Déposée, ou déjà rapprochée, le bouton « Télécharger pain.008 » est disponible en permanence dans les actions : il retéléchargé exactement le fichier généré à la validation (aucune régénération, le contenu est figé). Utile pour redéposer le fichier en cas de doute, ou pour l'archiver en dehors de Pulse.

Importer un fichier de retour

À réception du relevé de la banque (fichier camt.054 ou pain.002), ouvrez l'onglet Retours banque et cliquez « Importer un fichier de retour ».

1. Sélectionnez le format du fichier (camt.054 ou pain.002).
2. Téléversez le fichier XML reçu de la banque.
3. Cliquez « Importer ».

Pulse rapproche chaque ligne du fichier avec un prélèvement déposé, par référence bancaire (le numéro de facture, unique). Le résultat de l'import s'affiche aussitôt : nombre de lignes rapprochées et nombre de lignes à traiter.

Pour chaque ligne du retour :

• Encaissement confirmé : la facture correspondante passe Payée, le prélèvement passe Encaissé.
• Rejet : la facture repasse en impayé, le prélèvement passe Rejeté avec le motif de rejet (code banque, ex. « Provision insuffisante », « Mandat absent ou invalide »), et le service client est notifié automatiquement.
• Ligne non rapprochée : si Pulse ne retrouve aucun prélèvement correspondant (référence inconnue), la ligne reste « Non rapprochée » — traitez-la manuellement (voir ci-dessous).

Traiter une ligne non rapprochée

Depuis le détail d'un retour, sur une ligne « Non rapprochée », deux actions sont proposées :

• « Rapprocher manuellement » : recherchez et sélectionnez le prélèvement déposé auquel cette ligne correspond réellement (utile si la référence bancaire a été altérée par la banque).
• « Ignorer » : écartez la ligne en saisissant un motif obligatoire (ex. ligne hors périmètre SEPA, doublon de relevé) — elle reste tracée mais ne déclenche plus d'action.

Traiter un rejet (re-présentation)

Un prélèvement Rejeté correspond à une facture repassée en impayé. Depuis l'onglet Prélèvements, filtrez sur le statut « Rejeté » pour retrouver la ligne, ou ouvrez-la depuis la notification reçue à réception du rejet.

1. Ouvrez le prélèvement rejeté (motif affiché en clair, ex. « Provision insuffisante », « Refus du débiteur »).
2. Cliquez « Re-présenter ».
3. Choisissez la nouvelle date de prélèvement.
4. Confirmez : un nouveau prélèvement (« En attente ») est créé sur la même facture ; il sera regroupé dans une prochaine remise comme n'importe quel autre prélèvement.

Fournir et suivre l'attestation d'assurance

Sur un contrat où l'assurance est incluse dans le loyer, chaque facture de loyer porte normalement une ligne « Assurance » distincte — sauf si le client a fourni une attestation d'assurance personnelle valide. Le suivi se fait depuis la fiche du contrat, onglet Assurance.

1. Ouvrez la fiche du contrat concerné, onglet Assurance.
2. Renseignez le bloc Attestation : cochez « Attestation reçue », saisissez la date de réception et la date de validité (jusqu'à laquelle l'attestation couvre le client).
3. Enregistrez.

Tant que la date de validité de l'attestation couvre l'échéance facturée, la ligne « Assurance » est automatiquement omise de la facture. Dès que l'attestation expire (ou est absente), la ligne réapparaît sur la facture suivante.

Points de vigilance

• Remise figée après validation : une fois validée, une remise ne peut plus être modifiée (ajout/retrait de ligne) — seule une annulation complète, avant dépôt, permet de revenir en arrière. Vérifiez le contenu avant de valider.
• Import sans double effet : réimporter le même fichier de retour n'a aucun impact la seconde fois — pas besoin de vérifier manuellement qu'un fichier n'a pas déjà été traité.
• Rejet = impayé automatique : un rejet repasse systématiquement la facture correspondante en impayé et notifie le service client — le suivi du recouvrement se fait ensuite comme pour tout impayé (module Recouvrement).
• Attestation d'assurance annuelle : sans nouvelle attestation avant le 31 janvier, les frais d'assurance de l'année redeviennent exigibles sur les factures suivantes, même si une attestation antérieure avait été fournie.
• Audit log systématique : validation, dépôt, annulation de remise, import de retour, rejet, re-présentation et exonération d'assurance sont tous journalisés automatiquement.